Модерен Мениджмънт

КАКВО ПРЕДСТАВЛЯВА СИСТЕМАТА?

Какво представлява системата? Системата е мрежа от взаимозависими елементи, които работят заедно, за да се опитат да постигнат целта на системата. Целта на системата трябва да е ясна на всички участници в системата. Целта трябва да включва планове за бъдещето. Целта е приемане на ценност. (Разбира се, тук ние говорим за система, която е творение на човека).
Всички елементи на системата НЕ Е ЗАДЪЛЖИТЕЛНО да са ясно определени и документирани: хората могат просто да правят това, което трябва да се направи. Затова мениджмънтът на системата трябва да има знания за взаимоотношенията между всички елементи в системата и между хората, която работят в нея.
Една система трябва да бъде управлявана, защо тя сама не може да се управлява. Оставени сами на себе си в западния свят, елементите стават егоистични, конкурентни, независими центрове на печалба и по този начин разрушават системата.
Тайната е в сътрудничество между елементите в посока целта на организацията. Ние не можем да си позволим разрушителния ефект на конкуренцията.

Работата на мениджмънта. Работа на мениджмънта е да насочва усилията на всички елементи към целта на системата. Първата стъпка е разясняване: всеки един в организацията трябва да разбере целта на системата и как да насочва усилията си за постигането й. Всеки трябва да разбира опасността и загубата за цялата организация от даден елемент на системата, който цели да стане егоистичен и независим център за печалба.

Препоръчана цел. Към целта, предложена тук, всяка организация и всеки един от акционерите, работниците, доставчиците, клиентите, обществеността и обкръжението, всички трябва да се стремят към нея в дългосрочен план. Например, по отношение на работещите в нея, целта би могла да бъде да им се осигури добър мениджмънт, възможности за обучение и квалификация за по-нататъшно развитие плюс други източници на радост от работата и качество на живота.
Точка 1 от 14-те точки, както читателят ще си спомни, налага нуждата от деклариране на постоянство в намеренията, което е и целта на системата – акцентът пада върху намерението.

Система ли е вашата организация? Една компания или друга организация може да има сгради, бюра, оборудване, хора, вода, телефони, електричество, газ, общински услуги. Но дали тя е система? С други думи, има ли тя цел?
При някои компании поради мисленето в краткосрочен план, единствената цел е оцеляването за деня и не се мисли за бъдещето.

Разработване на цел. Човешките същества имат нужда от мобилност, а не от автомобили, влакове, автобуси или самолети. Децата имат нужда от умението да четат, а не от определена програма, учебници или преподавателска методика. Изборът на цел несъмнено е въпрос на изясняване на ценности, особено при избор между възможни варианти.
Една система трябва да създава нещо със стойност, с други думи – резултати. Предполагаемите резултати, съобразени с получателите и с разходите, формират целта на системата. Ето защо мениджмънтът има за задача да определи тези цели и да управлява цялата организация по посока постигане на тези цели.
Важно е една цел никога да не бъде определяна от гледна точка на конкретна дейност или метод. Тя трябва винаги да се отнася до по-добър живот за всички. Целта предхожда организационната система и тези, които работят в нея. Например работниците не могат да бъдат източник на целта, защото как би могъл някой да знае какви работници да подбере? Дали да назначат обущари или водачи на екскаватори, които да бъдат включени в определянето на целта? Изборът на едните или другите би означавал, че цел вече има, макар и не ясно формулирана.
Задължение на ръководството е да инициира и активира определянето на целта. Изпълнението на тази задача може да бъде възложено на един човек (като например предприемач), или на група (като например борда на директорите, или инвеститори. Но каквато и да е отправната точка, в цялата организация трябва да има чувство за съгласие относно целта.

Управляване на система. Всичко, което е по-малко от насочване на максималните усилия на всички по посока постигане на целта или целите на цялата организация, е насочване към провал за постигане на най-добрите общи резултати. Всички губят, дори и хората в един успешен индивидуален център на печалба. (Примерите ще бъдат посочени по-късно). И така, работата на мениджъра е ясна – да се постигнат най-добрите резултати за всички и всички да спечелят. Времето ще донесе промени, които трябва да бъдат управлявани. Те трябва да бъдат предсказвани възможно най-рано. Растежа в големината и сложността на една система и промените с времето, които идват от външни сили (конкуренция, нов продукт, нови изисквания), изискват общ мениджмънт на усилията на елементите. Една допълнителна отговорност на мениджмънта е да бъде готов да променя границата на системата, за да служи по-добрена целта. Промените могат да наложат преразглеждане на елементите.

Една система включва и бъдещето. Мениджмънтът и лидерите имат още едно задължение, а именно, да управляват своето собствено бъдеще, а не да бъдат просто жертви на обстоятелства. Тук отново ще се позовем на карбураторите и електронните лампи. Например вместо да поемат загубите от увеличаването на производството, за да се посрещне търсенето, в следствие от загуби намалялото търсене, може да е по-добре продукцията да се изравни или да се повиши до едно рентабилно ниво. Друга възможност е да станат гъвкави и ефикасни при посрещането на нивото на най-високите и най-ниските точки на кривата на търсенето. Друг пример е, че мениджмънтът може да промени курса на компанията и на индустрията чрез предугаждане на нуждите на клиентите от нов продукт или нова услуга.
Подготовката за бъдещето включва обучение за цял живот за работещите. Тя включва постоянно наблюдаване на обкръжението (техническо, социално, икономическо), за да се долови нуждата от иновация, нов продукт, нова услуга или обновяване на метод. Една компания може до някаква степен да управлява своето бъдеще.
Какви трябва да бъдат бизнесите след пет години? А след десет години? Дали все още ще произвеждаме карбуратори?

• Всяка система има нужда от външни напътствия.
• И отново, една система не може сама да разбере себе си.
• Една организация може да се нуждае от някой на позицията помощник на президента, за да преподава и да подпомага задълбоченото знание.
• Ние научихме, че диаграмата на потока на работа помага за разбирането на една система.
• Разбирайки системата, човек може да предсказва последствията от предложена промяна.

Граница на една система. Очертанията на системата могат да бъдат направени за самостоятелна компания, или за индустрия, или както бе в Япония през 50-те години на XXв – за цялата държава. Колкото по-голямо бъде покритието, толкова по-големи ще са ползите, но ще бъде и по-трудно да се управлява. Целта трябва да включва планове за бъдещето.

Една система включва конкуренти. Усилията на конкурентите, които действат съвместно или заедно, целящи да разширят пазара и да посрещнат нуждите, които все още не се обслужват, допринасят за оптимизацията на всички тях. Когато един конкурент се фокусира върху това да предостави по-добра услуга на клиента (напр. по-ниски цени, защита на околната среда), всички печелят.
Обикновено мениджмънтът на една компания прекарва много време да се безпокои за пазарния дял. Колко голямо е нашето парче от ябълковия сладкиш? Как можем да го увеличим за сметка на конкуренцията?
Би било по-добре ако всички конкуренти използваха това време и енергия за разширяване на пазара. Всички те биха спечелили.